הוראות והנחיות להגשת דוחות הביצוע הרבעוניים (באקסל) לרשות החדשנות
זכיתם למענק/סיוע מרשות החדשנות (לשעבר המדען הראשי), כל הכבוד! איזה כייף!
עכשיו הגעתם לשלב של ההתנהלות והדיווחים של הטפסים השונים מול רשות החדשנות, שזה תיק לא קטן…
ניהול מערכת הכספים, הטפסים, השכר, הדיווחים הרבעוניים, בקשות לשינויים / הארכת תקופה, ניהול התקציב, דוחות הסיכום וכיוצב’ מול רשות החדשנות דורשים לא מעט אדמיניסטרציה וידע וניסיון בתחום.
כאן אנחנו נכנסים ועוזרים.
הנה מספר טיפים והנחיות לביצוע ההגשות למיניהם:
ממתי ניתן להגיש את הדוחות הרבעוניים לקבלת החזרים מרשות החדשנות?
לאחר קבלת התשובה החיובית מרשות החדשנות, ובהנחה שאין אבן דרך ראשונית להפעלת התיק, אזי תוך כשבועיים תקבלו מהרשות מסמכי הפעלה (דף תקציב וכתב התחייבות) לחתימה.
חשוב לחתום בכל עמוד במסמכי ההפעלה, ובכתב ההתחייבות יש לאמת את חתימתם של מורשי החתימה של החברה ע”י עו”ד/רו”ח.
לאחר הפעלת התיק, התיק יעבור למחלקת תשלומים, שאז ישלח לכם את המסמכים לדיווחים הרבעוניים.
במקרה של זכייה בתיק במסלול של “חברות מתחילות”, לאחר הפעלת התיק תקבלו טופס “השוואה תקציבית” ראשונה מהרשות אשר תאשר למעשה העברת המקדמה של 35% מסך המענק/סיוע.
במידה והתזרים שלי לחוץ, ואין באפשרותי לחכות לדיווחי סוף הרבעון, האם אפשר להגיש את הדיווח לפני ולקבל החזרים מהרשות?
אכן אפשר לבקש אישור ממחלקת תשלומים להגשה חודשית/דו חודשית של הדיווח על מנת לקבל החזרים עוד טרם הסתיים הרבעון.
כיצד לדווח בדיווח הרבעוני על המשכורות של העובדים?
בטופס/אקסל הדיווח הרבעוני, בגיליון כח האדם יש למלא 4 עמודות עיקריות:
- עמודת ה”שכר” – אנו ממליצים לדווח באקסל הדיווח הרבעוני בעמודת ה”שכר” בהתאם ל”דוח תמחיר/עלות” שמופק על ידי חשב השכר בחברה או הנהלת החשבונות, אשר מראה את סך עלות המעסיק של החברה, פר עובד. בעמודה זו תכניסו את העלות שכר “ברוטו” של העובד. מאוד חשוב, ההחזרים של רשות החדשנות עבור שכר העובדים אינה כוללת בונוסים.
- עמודת ה”עלויות סוציאליות” – גם כאן אנו ממליצים לדווח בהתאם ל”דוח תמחיר/עלות” שמופק על ידי חשב השכר בחברה או הנהלת החשבונות, כאשר כאן הסכום שתכניסו יהיה לפי “סך עלות המעסיק” בניכוי העלות “ברוטו”. גם כאן חשוב להוריד בונוסים למיניהם שניתנו לעובדים.
- עמודת “חלקיות המשרה” – הדיווח הינו בהתאם לשיעור התעסוקה שדווח בדוח השעות של העובד עבור רשות החדשנות.
- עמודת “אחוז תעסוקה במו”פ” – הדיווח הינו בהתאם לשיעור התעסוקה במו”פ שדווח בדוח השעות של העובד עבור רשות החדשנות.
בסופו של דבר, עבור כל עובד, האקסל הרבעוני יכפיל את עלות השכר באחוז התעסוקה ואחוז התעסוקה במו”פ, וזה הסכום שידווח לרשות החדשנות, כאשר יש לקחת בחשבון את תקרת השכר המוכרת לרשות החדשנות.
מה קורה אם העובד אינו מקבל תלוש אלא מוציא חשבונית כעוסק מורשה?
אין בעיה לדווח את “עלות המעסיק” לפי החשבונית שהוציא העובד, יש לבדוק את חוזה העבודה האם השכר כולל תקורה של 20%.
האם ההוצאות ניתנות לפי תאריך התשלום של החשבונית או תאריך התשלום?
לפי תאריך התשלום. דהיינו אם הרבעון הסתיים ב- 30/9, אך החשבונית עבור קבלן המשנה שולמה ב- 2/10, אזי רשות החדשנות (לשעבר המדען הראשי) תתן את ההחזר עבור חשבונית זו רק ברבעון הבא.
האם ניתן לדווח על עבודה מהבית?
כן, לפי הנוהל החדש הרשות מכירה בעבודה מהבית.
האם קבלן משנה שעובד לפי שעות מוגבל בתעריף מסוים?
אכן הוא מוגבל בתעריף של כ- 200 ₪ לשעה ומוגבל ל- 185 שעות בחודש ובכפוף לדיווח שעות עבודתו ברמה יומית, אשר תירשם על גבי החשבונית או תצורף כנספח לחשבונית.
ההיגיון מאחורי – התעריף מחושב לפי תקרת עלות מעביד לעובד במשרה מלאה של 30 אלף לשעה + תקורה של 20% על השכר.
האם יש הגבלת דיווח שעות למו”פ עבור מנכ”ל?
- תקרת הדיווח למנכ”ל הינו 75% למו”פ.
- מנכ”ל תאגיד הזנק ניתן לדווח 100% למו”פ.
מה התקציב המקסימלי עבור נסיעות לחו”ל?
יש הגבלת תקציב של עד 30,000 ש”ח.
כיצד לדווח על חומרים שנצרכו לפיתוח?
ניקח לדוגמא קמח שנרכש בטון, אך לצורך הפיתוח החברה השתמשה רק ב- 50 גרם.
במקרה זה אנו ממליצים לעשות דוח ניסויים נפרד, שמראה על כל ניסוי כמה חומרים החברה השתמשה. ולצורך הדיווח בחומרים של “קמח” ידווח מספר החשבונית של טון הקמח שנקנה, כולל שם הספק, תאריך הזמנה, תאריך ניפוק מהמלאי, תאריך החשבונית ותאריך התשלום, אך הסכום בדיווח יהיה רק הסכום ששווה לעלות של 50 גרם, ולא לעלות של כל טון הקמח.
בנוסף אנו ממליצים לבצע הפרדה בחשבוניות מספקים, בין חומרים שנצרכו עבור הפיתוח של המוצרים והוגשו לרשות החדשנות, ובין שאר החשבוניות, בייחוד אם הם משמשים גם לייצור המוצרים.
המלצה נוספת, לעשות תיעוד של כל הניסויים שבוצעו. לצלם מה שניתן, לכתוב הסברים ליד הצילום על האתגרים שהיו, מה הצליח ומה לא הצליח, ולתעד לתעד לתעד!
ציוד – האם אפשר לדווח על ציוד שנרכש לפני תוכנית הפיתוח?
בעקרון על ציוד מקבלים החזר פחת של 1/3 לשנה, על כן, באישור בודק, ניתן לדווח על ציוד שנרכש טרם תוכנית הפיתוח והפחת בגינו טרם הסתיים במקרה של פיילוט ניתן לקבל 100% עבור הפחת.
האם יש גובה מקסימלי עבור הוצאות קבלני משנה חו”ל?
יש הגבלה של עד 50% מגובה התקציב.
האם יש הכרה בהוצאות של רישיונות ורכישת ידע?
יוכרו 100% מההוצאות.
האם יש הכרה בהוצאות התאמת מוצר והוצאות על תיקוף שוק?
יוכרו עד 15% מסך התקציב.
האם מוכרות הוצאות השיווק, ואם כן אילו הוצאות שיווק מוכרות?
ישנן מספר תוכניות של רשות החדשנות אשר מכירות בהוצאות שיווק ראשוניות של המוצר המפותח, בין התוכניות: מסלול חברות מתחילות, מסלול מופ”ת ואחרים.
הוצאות השיווק המוכרות כוללות: סקר שיווקי, תוכנית שיווק, טיסות (עד מגבלה של 30 אלף ₪), תערוכות רלוונטיות בחו”ל, פרסום דיגיטלי, פרסום ברשתות החברתיות וכל פעילות שיווקית שנועדה לקדם את השיווק והמסחור של המוצר ובלבד שאושרה במסגרת תוכנית העבודה.
עד מתי ניתן לקבל החזרים עבור החשבוניות?
ניתן לקבל החזרים עבור חשבוניות שהתאריך שלהן הוא בתוך תקופת התוכנית שאושרה, וששולמו עד 60 יום מתאריך סיום התכנית שאושרה.
האם ניתן לבצע שינויים תקציביים ברבעונים?
ניתן לבקש שינוי בכל סעיף תקציבי ספציפי עד 15% מסך התקציב.
האם ניתן לשנות את תקופת בתכנית?
ניתן לבקש הזזה / הארכה / קיצור תקופה עד 5 חודשים ללא אישור ועדת מחקר.
האם מקבלים החזרים עבור עלויות פטנטים? ואם כן, כיצד מנהלים את ההחזרים עבור הוצאות פטנטים?
כמעט בכל תכניות רשות החדשנות מקבלים החזרים, עבור עלויות פטנטים ההחזר יהיה 100%.
האם מקבלים תוספת עבור אזור עדיפות לאומית?
ניתנת תוספת כאשר רוב כוח אדם וקבלני המשנה נמצאים באזור עדיפות לאומית.
קבלני משנה
יש להקפיד על עריכת חוזים מסודרים מול קבלני המשנה של החברה ולהציג בהם באופן ברור את משימות הפיתוח והשירותים שהקבלן נדרש לספק.
בחוזים עם קבלני המשנה יש להקפיד על רישום ברור של התנאים המסחריים, כגון: האם ההתקשרות על בסיס תעריף שעתי או על בסיס משימות, אבני דרך ככל שקיימים, מועדי התשלום ועוד.
קבלן משנה שעובד לפי שעה מוגבל בתעריף של כ- 200 ש”ח לשעה ומוגבל ל- 185 שעות בחודש ובכפוף לדיווח שעות עבודתו ברמה יומית, אשר תירשם על גבי החשבונית או תצורף כנספח לחשבונית.
האם יש הגבלת תעריף לקבלן משנה מומחה?
הוספנו מדרגת שכר גבוה יותר עבור קבלן משנה שהינו העסקת יועץ מומחה – נדרש לכך אישור מרשות החדשנות.
לכל שאלה שיש לכם בנושא הדיווחים לרשות החדשנות אתם מוזמנים להתקשר אלינו.
עבודה מול משרדינו בתחום זה מאפשרת לכם להתנהל בצורה מקצועית ויעילה מול רשות החדשנות ובעיקר למקסם את המענק שאושר לחברה, ולמנוע ליקויים בהמשך.
לנהלי רשות החדשנות ראה בלינק הבא (נוהל 200-02 – ניהול מערכת הכספים לצרכי מו”פ והגשת דו”חות ביצוע במהלך תקופת המו”פ ובסיומה).