הוראות להנהלת החשבונות לעמידה בנהלי הרשות לחדשנות

הוראות להנהלת החשבונות, כך שיעמדו בהוראות הרשות לחדשנות (לשעבר המדען הראשי)

 

קיבלתם אישור לקבלת סיוע מהרשות לחדשנות (לשעבר המדען הראשי), יישר כוח!

ניהול מערכת הכספים, הטפסים, השכר, הדיווחים הרבעוניים, בקשות לשינויים / הארכת תקופה, ניהול התקציב, דוחות הסיכום וכיוצב’ מול הרשות לחדשנות דורשים לא מעט אדמיניסטרציה וידע וניסיון בתחום.

כאן אנחנו נכנסים ועוזרים.

 

הנה מספר הוראות ראשוניות לניהול מערכת הנהלת החשבונות כך שתתאים להוראות הרשות לחדשנות:

 

1. כרטסת הנהלת חשבונות נפרדת עבור כל סעיף תקציבי

יש לבצע הנהלת חשבונות נפרדת  להוצאות והכנסות הרשות לחדשנות בכל כותרת של כרטסת לכתוב את הסעיף התקציבי (שכר, קבלני משנה, שיווק וכו’)+ סעיף תת תקציבי + שייך לתיק מו”פ 67890  לדוגמא:
קבלני משנה  –  פיתוח אלגוריתמיקה NLP – שייך לתיק מו”פ 67890.
קבלני משנה – ייצור בעיבוד שבבי – שייך לתיק מו”פ 67890.

כל תקופה/רבעון, יש לבדוק שהכרטסת של כל סעיף תקציבי מתאימה לדוח הביצוע הרבעוני שהוגש לרשות לחדשנות.

 

2. להכין קלסר מסודר עם כל החשבוניות שהוגשו לרשות לחדשנות.

 

3. דיווחי השעות

דיווח שעות ומשימות של כלל העובדים לרבות מנכ”ל, בכירים, עובדים וקבלני משנה (עובדי מו”פ) דיווח השעות, תוך הקצאה למשימות, יעשה באמצעות מערכת שעות ומשימות ממוחשבת, שעושרה ע”י רשות החדשנות. להלן לינק לתוכנות המוכרות.

הרשות לחדשנות מוכנה להכיר בהוצאות הרכישה וההתקנה של המערכת הממוחשבת כחלק מהוצאות התיק המאושר.

 

4. כרטיסי הכנסות

יש לנהל כרטיסים נפרדים, עבור מכירות של כל אחד מהמוצרים המחויבים בתשלומי תמלוגים ללשכת המדע”ר, כמו גם אלה שאינם חייבים בתמלוגים, בגין כל מוצר בנפרד. מכירות המוצרים ירשמו בשני סוגי מטבעות בשקלים חדשים ובדולרים של ארה”ב, ביום ביצוע הפעולה.

 

5. קבלני משנה

יש להקפיד על עריכת חוזים מסודרים מול קבלני המשנה של החברה ולהציג בהם באופן ברור את משימות הפיתוח והשירותים שהקבלן נדרש לספק.

בחוזים עם קבלני המשנה יש להקפיד על רישום ברור של התנאים המסחריים, כגון: האם ההתקשרות על בסיס תעריף שעתי או על בסיס משימות, אבני דרך ככל שקיימים, מועדי התשלום ועוד.

קבלן משנה שעובד לפי שעה, יוכרו עד לתקרה של 200 ש”ח לשעת עבודה ועד 185 שעות עבודה בחודש ובכפוף לדיווח שעות עבודתו ברמה יומית, אשר תירשם על גבי החשבונית או תצורף כנספח לחשבונית.

 

6. חומרים

החומרים המוכרים הינן אלו ששימשו למחקר ופיתוח בלבד, ובהתאמה לתקציב המאושר.

אחד הנושאים החשובים הינו להראות שאכן החומרים שימשו למחקר ופיתוח. לדוגמא, בחברה המוכרת עוגיות ומפתחת עוגיות ללא גלוטן. חלק מהחומרים הנרכשים (סוכר, קקאו וכו’) משמשים גם לייצור המוצרים הנמכרים וגם לפיתוח המוצרים החדשים, ויש לבצע הפרדה לצורכי הדיווח לרשות לחדשנות.

ניתן לבצע זאת ב- 3 אפשרויות:

  1. בחברות המנהלות מערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת מסוג ERP – תתועד הרכישה באמצעות המערכת.
  2. בחברות הפועלות ללא מערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת מסוג ERP, ושלא מתנהל בהן מחסן חומרים, תעשה רכישת חומרים באמצעות טופס הזמנה ממוספר מראש, שעליו יצוין יעוד החומר למחקר ופיתוח, כולל הסעיף ותת-הסעיף הרלוונטיים בתקציב התיק המאושר. ההזמנה והחשבונית תאושרנה ותוחתמנה ע”י מנהל הפיתוח.
  3. בחברות הפועלות ללא מערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת מסוג ERP, שבהן מתנהל מחסן חומרים, תועברנה כל רכישות החומרים הקשורות לתיק המאושר דרך המחסן, ותדווחנה לרשות החדשנות בטופס ניפוק מהמלאי לפי הצריכה בפועל מהמחסן. בטופס הניפוק מהמלאי, תצוין פקודת העבודה או עובדת שיוך החומר שהונפק למספר התיק ברשות החדשנות, כולל הסעיף ותת-הסעיף הרלוונטיים בתקציב התיק המאושר. הטופס יהיה חתום ע”י המחסנאי ומקבל החומר, תוך ציון תאריך החתימה.

לא תאושר רכישת חומרים בהיקף ניכר, שבוצעה בסוף תקופת המו”פ, אלא אם כן יוכח כי אכן המחקר מחייב זאת.

 

7. שכר

בנושא השכר של עובדי המו”פ המדווחים בדוחות לרשות לחדשנות, חשוב גם בפועל לשלם את השכר בסיום כל חודש. ישנם מקרים בהם המנכ”ל או כל נושא משרה אחר, הם גם הבעלים של החברה/המיזם ולכן לפעמים הם מוציאים תלוש, אך לא משלמים לעצמם בפועל, אלא התשלום עובר לסוג של “הלוואת בעלים”. במקרה זה הרשות לא תכיר בעלות השכר. לכן חשוב לשלם בפועל לכל עובדי המו”פ, כולל בעלי החברה.

 

לכל שאלה שיש לכם בנושא הדיווחים לרשות לחדשנות אתם מוזמנים להתקשר אלינו.

עבודה מול משרדינו בתחום זה מאפשרת לכם להתנהל בצורה מקצועית ויעילה מול הרשות לחדשנות ובעיקר למקסם את המענק שאושר לחברה, ולמנוע ליקויים בהמשך.

לנהלי הרשות לחדשנות ראה בלינק הבא (נוהל 200-02 – ניהול מערכת הכספים לצרכי מו”פ והגשת דו”חות ביצוע במהלך תקופת המו”פ ובסיומה).

 

לבדיקה ללא עלות של המענק המתאים לכם, מלאו את הפרטים הבאים:

התחל שיחה
צריך עזרה
שלום
אפשר לעזור לך?