הוראות להנהלת החשבונות לעמידה בנהלי הרשות לחדשנות

הוראות להנהלת החשבונות, כך שיעמדו בהוראות הרשות לחדשנות (לשעבר המדען הראשי)

 

קיבלתם אישור לקבלת סיוע מהרשות לחדשנות (לשעבר המדען הראשי), יישר כוח!

ניהול מערכת הכספים, הטפסים, השכר, הדיווחים הרבעוניים, בקשות לשינויים / הארכת תקופה, ניהול התקציב, דוחות הסיכום וכיוצב’ מול הרשות לחדשנות דורשים לא מעט אדמיניסטרציה וידע וניסיון בתחום.

כאן אנחנו נכנסים ועוזרים.

 

הנה מספר הוראות ראשוניות לניהול מערכת הנהלת החשבונות כך שתתאים להוראות הרשות לחדשנות:

1. חתימה על כל חשבונית עם חותמת

על כל חשבונית ששייכת לתוכנית המחקר והפיתוח יש לשים חותמת לפי הדוגמא הבאה:
שייך לתיק מו”פ :    67890
סעיף תקציבי:        ______
תת סעיף תקציבי:  ______
תאריך:                ______
חתימה:               ______
שם החותם:         ______

 

2. כרטסת הנהלת חשבונות נפרדת עבור כל סעיף תקציבי

יש לבצע הנהלת חשבונות נפרדת  להוצאות והכנסות הרשות לחדשנות בכל כותרת של כרטסת לכתוב את הסעיף התקציבי (שכר, קבלני משנה, שיווק וכו’)+ סעיף תת תקציבי + שייך לתיק מו”פ 67890  לדוגמא:
קבלני משנה  –  פיתוח אלגוריתמיקה NLP – שייך לתיק מו”פ 67890.
קבלני משנה – ייצור בעיבוד שבבי – שייך לתיק מו”פ 67890.

כל תקופה/רבעון, יש לבדוק שהכרטסת של כל סעיף תקציבי מתאימה לדוח הביצוע הרבעוני שהוגש לרשות לחדשנות.

 

3. להכין קלסר מסודר עם כל החשבוניות שהוגשו לרשות לחדשנות.

 

4. דיווחי השעות

במידה ואתם מתחת ל- 10 עובדים בפיתוח, ניתן לבצע את דיווחי השעות לפי האקסל של הרשות לחדשנות.  כל עובד צריך למלא בכל יום את שעת תחילת העבודה ושעת הסיום. את סך שעות העבודה בכל יום צריך לפרט לפי כמה שעות עבודה הושקעו בתיק המו”פ, כמה בשיווק, כמה בהנהלה, בייצור וכו’. בסוף כל חודש, לאחר מילוי כל אקסל השעות, העובד והמנהל צריכים לחתום על הדוח. יש להדפיס את הדוח, לחתום ולשמור בקלסר נפרד.במידה ואתם מעל ל- 10 עובדי פיתוח, יש לבצע את דיווח השעות במערכת דיווח שעות ממוחשבת. להלן לינק לתוכנות המוכרות.

5. כרטיסי הכנסות

יש לנהל כרטיסים נפרדים, עבור מכירות של כל אחד מהמוצרים המחויבים בתשלומי תמלוגים ללשכת המדע”ר, כמו גם אלה שאינם חייבים בתמלוגים, בגין כל מוצר בנפרד. מכירות המוצרים ירשמו בשני סוגי מטבעות בשקלים חדשים ובדולרים של ארה”ב, ביום ביצוע הפעולה.

 

6. קבלני משנה

יש להקפיד על עריכת חוזים מסודרים מול קבלני המשנה של החברה ולהציג בהם באופן ברור את משימות הפיתוח והשירותים שהקבלן נדרש לספק.

בחוזים עם קבלני המשנה יש להקפיד על רישום ברור של התנאים המסחריים, כגון: האם ההתקשרות על בסיס תעריף שעתי או על בסיס משימות, אבני דרך ככל שקיימים, מועדי התשלום ועוד.

 

7. חומרים

החומרים המוכרים הינן אלו ששימשו למחקר ופיתוח בלבד, ובהתאמה לתקציב המאושר.

אחד הנושאים החשובים הינו להראות שאכן החומרים שימשו למחקר ופיתוח. לדוגמא, בחברה המוכרת עוגיות ומפתחת עוגיות ללא גלוטן. חלק מהחומרים הנרכשים (סוכר, קקאו וכו’) משמשים גם לייצור המוצרים הנמכרים וגם לפיתוח המוצרים החדשים, ויש לבצע הפרדה לצורכי הדיווח לרשות לחדשנות.

ניתן לבצע זאת ב- 2 אפשרויות:

  1. ניהול אקסל של טבלה המפרטת את הניסויים שנערכו במחקר והפיתוח, כולל כמויות מכל חומר וחומר שנצרכו.
  2. בחברה שמנהלת מחסן חומרי גלם כל רכישות החומרים, כולל חומרים למו”פ, תועברנה דרך המחסן ותדווחנה  לפי הצריכה בפועל מהמחסן. בטופס הניפוק מהמחסן, תצוין פקודת העבודה או עובדת שיוך החומר שהונפק לתוכנית מו”פ מדען מס’ ##### והטופס יהיה חתום ע”י המחסנאי ומקבל החומר תוך ציון תאריך החתימה, במידה ומדובר בטופס שאינו ממוחשב .

לא תאושר רכישת חומרים בהיקף ניכר, שבוצעה בסוף תקופת המו”פ, אלא אם כן יוכח כי אכן המחקר מחייב זאת.

 

8. שכר

בנושא השכר של עובדי המו”פ המדווחים בדוחות לרשות לחדשנות, חשוב גם בפועל לשלם את השכר בסיום כל חודש. ישנם מקרים בהם המנכ”ל או כל נושא משרה אחר, הם גם הבעלים של החברה/המיזם ולכן לפעמים הם מוציאים תלוש, אך לא משלמים לעצמם בפועל, אלא התשלום עובר לסוג של “הלוואת בעלים”. במקרה זה הרשות לא תכיר בעלות השכר. לכן חשוב לשלם בפועל לכל עובדי המו”פ, כולל בעלי החברה.

 

לכל שאלה שיש לכם בנושא הדיווחים לרשות לחדשנות אתם מוזמנים להתקשר אלינו.

עבודה מול משרדינו בתחום זה מאפשרת לכם להתנהל בצורה מקצועית ויעילה מול הרשות לחדשנות ובעיקר למקסם את המענק שאושר לחברה, ולמנוע ליקויים בהמשך.

לנהלי הרשות לחדשנות ראה בלינק הבא (נוהל 200-03 – ניהול מערכת הכספים לצרכי מו”פ והגשת דו”חות ביצוע במהלך תקופת המו”פ ובסיומה).

 

לבדיקה ללא עלות של המענק המתאים לכם, מלאו את הפרטים הבאים: