הוראות להגשת דוחות הביצוע לרשות לחדשנות

הוראות והנחיות להגשת דוחות הביצוע הרבעוניים (באקסל) לרשות לחדשנות

 

זכיתם למענק/סיוע מהרשות לחדשנות (לשעבר המדען הראשי), כל הכבוד! איזה כייף!

עכשיו הגעתם לשלב של ההתנהלות והדיווחים של הטפסים השונים מול הרשות לחדשנות, שזה תיק לא קטן…

ניהול מערכת הכספים, הטפסים, השכר, הדיווחים הרבעוניים, בקשות לשינויים / הארכת תקופה, ניהול התקציב, דוחות הסיכום וכיוצב' מול הרשות לחדשנות דורשים לא מעט אדמיניסטרציה וידע וניסיון בתחום.

כאן אנחנו נכנסים ועוזרים.

לבדיקה ללא עלות של המענק המתאים לכם, מלאו את הפרטים הבאים:

 

הנה מספר טיפים והנחיות לביצוע ההגשות למיניהם:

ממתי ניתן להגיש את הדוחות הרבעוניים לקבלת החזרים מהרשות לחדשנות?

לאחר קבלת התשובה החיובית מהרשות לחדשנות, ובהנחה שאין אבן דרך ראשונית להפעלת התיק, אזי תוך כשבועיים תקבלו מהרשות מסמכי הפעלה (דף תקציב וכתב התחייבות) לחתימה.

חשוב לחתום בכל עמוד במסמכי ההפעלה, ובכתב ההתחייבות יש לאמת את חתימתם של מורשי החתימה של החברה ע"י עו"ד/רו"ח.

לאחר הפעלת התיק, התיק יעבור למחלקת תשלומים, שאז ישלח לכם את המסמכים לדיווחים הרבעוניים.

במקרה של זכייה בתיק במסלול של "חברות מתחילות", לאחר הפעלת התיק תקבלו טופס "השוואה תקציבית" ראשונה מהרשות אשר תאשר למעשה העברת המקדמה של 35% מסך המענק/סיוע.

 

במידה והתזרים שלי לחוץ, ואין באפשרותי לחכות לדיווחי סוף הרבעון, האם אפשר להגיש את הדיווח לפני ולקבל החזרים מהרשות?

אכן אפשר לבקש אישור ממחלקת תשלומים להגשה חודשית/דו חודשית של הדיווח על מנת לקבל החזרים עוד טרם הסתיים הרבעון.

 

כיצד לדווח בדיווח הרבעוני על המשכורות של העובדים?

בטופס/אקסל הדיווח הרבעוני, בגיליון כח האדם יש למלא 4 עמודות עיקריות:

  1. עמודת ה"שכר" – אנו ממליצים לדווח באקסל הדיווח הרבעוני בעמודת ה"שכר" בהתאם ל"דוח תמחיר/עלות" שמופק על ידי חשב השכר בחברה או הנהלת החשבונות, אשר מראה את סך עלות המעסיק של החברה, פר עובד. בעמודה זו תכניסו את העלות שכר "ברוטו" של העובד. מאוד חשוב, ההחזרים של הרשות לחדשנות עבור שכר העובדים אינה כוללת בונוסים.
  2. עמודת ה"עלויות סוציאליות" – גם כאן אנו ממליצים לדווח בהתאם ל"דוח תמחיר/עלות" שמופק על ידי חשב השכר בחברה או הנהלת החשבונות, כאשר כאן הסכום שתכניסו יהיה לפי "סך עלות המעסיק" בניכוי העלות "ברוטו". גם כאן חשוב להוריד בונוסים למיניהם שניתנו לעובדים.
  3. עמודת "חלקיות המשרה" – הדיווח הינו בהתאם לשיעור התעסוקה שדווח בדוח השעות של העובד עבור הרשות לחדשנות.
  4. עמודת "אחוז תעסוקה במו"פ" – הדיווח הינו בהתאם לשיעור התעסוקה במו"פ שדווח בדוח השעות של העובד עבור הרשות לחדשנות.

בסופו של דבר, עבור כל עובד, האקסל הרבעוני יכפיל את עלות השכר באחוז התעסוקה ואחוז התעסוקה במו"פ, וזה הסכום שידווח לרשות לחדשנות, כאשר יש לקחת בחשבון את תקרת השכר המוכרת לרשות לחדשנות.

 

מה קורה אם העובד אינו מקבל תלוש אלא מוציא חשבונית כעוסק מורשה?

אין בעיה לדווח את "עלות המעסיק" לפי החשבונית שהוציא העובד.

 

האם ההוצאות ניתנות לפי תאריך התשלום של החשבונית או תאריך התשלום?

לפי תאריך התשלום. דהיינו אם הרבעון הסתיים ב- 30/9, אך החשבונית עבור קבלן המשנה שולמה ב- 2/10, אזי הרשות לחדשנות (לשעבר המדען הראשי) תתן את ההחזר עבור חשבונית זו רק ברבעון הבא.

 

האם קבלן משנה שעובד לפי שעות מוגבל בתעריף מסוים?

אכן הוא מוגבל בתעריף של כ- 197 ₪ לשעה.

ההיגיון מאחורי – התעריף מחושב לפי תקרת עלות מעביד לעובד במשרה מלאה של 30 אלף לשעה + תקורה של 20% על השכר.

 

כיצד לדווח על חומרים שנצרכו לפיתוח? 

ניקח לדוגמא קמח שנרכש בטון, אך לצורך הפיתוח החברה השתמשה רק ב- 50 גרם.

במקרה זה אנו ממליצים לעשות דוח ניסויים נפרד, שמראה על כל ניסוי כמה חומרים החברה השתמשה. ולצורך הדיווח בחומרים של "קמח" ידווח מספר החשבונית של טון הקמח שנקנה, כולל שם הספק ותאריך החשבונית ותאריך התשלום, אך הסכום בדיווח יהיה רק הסכום ששווה לעלות של 50 גרם, ולא לעלות של כל טון הקמח.

בנוסף אנו ממליצים לבצע הפרדה בחשבוניות מספקים, בין חומרים שנצרכו עבור הפיתוח של המוצרים והוגשו לרשות לחדשנות, ובין שאר החשבוניות, בייחוד אם הם משמשים גם לייצור המוצרים.

 

ציוד – האם אפשר לדווח על ציוד שנרכש לפני תוכנית הפיתוח? 

בעקרון על ציוד מקבלים החזר פחת של 1/3 לשנה, על כן, באישור בודק, ניתן לדווח על ציוד שנרכש טרם תוכנית הפיתוח והפחת בגינו טרם הסתיים.

 

האם מוכרות הוצאות השיווק, ואם כן אילו הוצאות שיווק מוכרות? 

ישנן מספר תוכניות של הרשות לחדשנות אשר מכירות בהוצאות שיווק ראשוניות של המוצר המפותח, בין התוכניות: מסלול חברות מתחילות, מסלול מופ"ת ואחרים.

הוצאות השיווק המוכרות כוללות: סקר שיווקי, תוכנית שיווק, טיסות (עד מגבלה של 20 אלף ₪), תערוכות רלוונטיות בחו"ל, כל פעילות שיווקית שנועדה לקדם את השיווק והמסחור של המוצר ובלבד שאושרה במסגרת תוכנית העבודה.

 

עד מתי ניתן לקבל החזרים עבור החשבוניות?

ניתן לקבל החזרים עבור חשבוניות שהתאריך שלהן הוא בתוך תקופת התוכנית שאושרה, וששולמו עד 60 יום מתאריך סיום התכנית שאושרה.

 

האם מקבלים החזרים עבור עלויות פטנטים? ואם כן, כיצד מנהלים את ההחזרים עבור הוצאות פטנטים?

כמעט בכל תוכניות הרשות לחדשנות מקבלים החזרים עבור עלויות פטנטים.

כל חברה יכולה להגיש חשבוניות עבור עד 5 פטנטים, כאשר התקציב המקסימלי לכל פטנט הינו 140 אלף ש"ח.

בשל כך, יש לנהל כרטסת נפרדת עבור כל פטנט, וגם בדוחות הביצוע המוגשים לרשות לחדשנות, להפריד בסעיפי התקציב בין כל פטנט ופטנט.

 

קבלני משנה

יש להקפיד על עריכת חוזים מסודרים מול קבלני המשנה של החברה ולהציג בהם באופן ברור את משימות הפיתוח והשירותים שהקבלן נדרש לספק.

בחוזים עם קבלני המשנה יש להקפיד על רישום ברור של התנאים המסחריים, כגון: האם ההתקשרות על בסיס תעריף שעתי או על בסיס משימות, אבני דרך ככל שקיימים, מועדי התשלום ועוד.

 

 

לכל שאלה שיש לכם בנושא הדיווחים לרשות לחדשנות אתם מוזמנים להתקשר אלינו.

עבודה מול משרדינו בתחום זה מאפשרת לכם להתנהל בצורה מקצועית ויעילה מול הרשות לחדשנות ובעיקר למקסם את המענק שאושר לחברה, ולמנוע ליקויים בהמשך.

לנהלי הרשות לחדשנות ראה בלינק הבא (נוהל 200-03 – ניהול מערכת הכספים לצרכי מו"פ והגשת דו"חות ביצוע במהלך תקופת המו"פ ובסיומה).